Proses yang cukup lama adalah menunggu paspor biru, exit permit dan SP Setneg. Kedua dokumen sama pentingnya, paspor biru dan exit permit penting untuk proses visa sedangkan SP setneg untuk proses surat belajar. Aku dan kawan-kawan mengurus langsung ke Kemdiknas Gd. C lantai 5. Oh ya, kami juga secara terbuka menanyakan jika ada biaya dan bersedia mengeluarkan asal ada tanda terima.

Begitu SP Setneg keluar, copy-nya langsung dimasukkan kedalam berkas surat tugas belajar yang kami kirimkan ke Bagian Kepegawaian Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri untuk pengurusan surat tugas belajar. Surat tugas belajar penting karena menjadi syarat administrative pengaktifan semua hak ketika kita pulang sekolah nanti.  Termasuk pastikan kita juga menyimpan berkas copy SP Setneg ya. Sebagai info, istri seorang kawan terlunta-lunta nasibnya karena persoalan administrative semacam ini sepulangnya dari Australia.

Oh ya, kemudian aku juga melakukan booking tiket ke agen yang ditunjuk Dikti (untuk tujuan negara asia email ke sales@witctour.com) . Booking tiket via email (diprint), paspor, exit permit ditambah form dan photo kemudian disampaikan ke Kedubes negara tujuan (prosedur mungkin berbeda-beda). Untuk Kedubes Jepang, proses amat lancar dan cepat. Visa hanya jadi dalam tempo satu hari saja, persyaratan disampaikan hari ini dan diambil keesokan harinya, Alhamdulillah.

Proses yang masih belum jelas memang pencairan beasiswanya. Menurut penjelasan pihak Dikti dan Bank Mandiri serta proses yang sementara ini dijalani, prosedurnya adalah sebagai berikut. Pertama, ketika pembekalan kami diminta membuka rekening BARU Bank Mandiri secara bersama-sama. Nah, dikira proses pembukaan rekening tuntas, ternyata tidak. Proses kedua, awardee ternyata mesti DATANG LANGSUNG ke Bank Mandiri cabang Kemdiknas untuk mengisi saldo awal sebesar Rp. 500.000,-  dan mengisi berbagai form seperti proses membuka rekening pada umumnya. Pada waktu itu juga buku tabungan (yang telah difotocopy) dan kartu ATM diserahkan kepada kita. Nah, kemudian tinggal menunggu uang masuk deh. Sampai tulisan ini dibuat, seminggu jelang berangkat sekolah, uang belum masuk, hiks.(tulisan ini diupload setelah 11 hari di Jepun dan beasiswa juga belum cair-pen)

Nanti kita begitu sampai ke negara tujuan mesti membuka rekening di Bank lokal dan mengirimkan nomor rekening ke blndikti@gmail.com (semoga bener ya, email ini gak berubah-ubah, he he), kemudian dikti akan mengirim uang dari rekening mandiri kita ke rekening bank lokal. Oh ya uang yang akan turun di awal adalah admission fee, tuition fee, living allowance sept-des, settlement fee 1 bulan allowance, insurance, dan buku. Setelah itu (januari) akanada pengiriman uang untuk januari-maret yang merupakan dana talangan mandiri dan biaya hidup april-juni akan dikirim bulan April. Selanjutnya pengiriman akan dilakukan per-tiga atau enam bulan, langsung dari Dikti dan tidak melalui PTN/ Kopertis lagi.

Proses pencairan beasiswa inilah yang masih mengkhawatirkan, semoga lancar ya….

Terakhir, ada kewajiban melapor dan menyerahkan SPPD dari kampus ke Dikti sebelum berangkat, ah ini mah tinggal menjalani saja kok.